Gmail tips and tricks – jak efektywnie pracować z pocztą email

Dla każdej osoby pracującej w Internecie poczta email to jedno z podstawowych narzędzi pracy. Nie ważne czy jesteś blogerem, freelancerem, właścicielem sklepu internetowego to zakładam, że korzystasz z poczty elektronicznej w zasadzie codziennie.

Komunikatory internetowe są fajne do szybkiej wymiany zdań ale to na poczcie przechowujesz główne ustalenia, umowy, dokumenty. Masz tam całą korespondencję i przeróżne powiadomienia.

Obsługa poczty może zajmować sporo czasu. Dlatego postanowiłem napisać ten artykuł i pokazać Ci jak ja sobie radzę z obsługą poczty za pomogą Gmaila.

Gmail to poczta elektroniczna od Google. A w zasadzie teraz to cała platforma do komunikacji zintegrowana z innymi usługami od Google jak kalendarz, komunikator, wirtualny dysk w chmurze, lista zadań, itp.

Prawie 60% czytelników mojego newslettera korzysta z gmaila. Jeśli jesteś jedną z takich osób to ten wpis powstał z myślą o Tobie i wierzę, że bardzo Ci się przyda 🙂 Gmail tips and tricks

Gmail tips and tricks

W tym wpisie podzielę się z Tobą moimi metodami, które sam stosuję w Gmailu, żeby usprawnić moją codzienną pracę. Jestem pewien, że o części z poniżej wymienionych trików nie stosujesz jeszcze u siebie 🙂

1. Jak dodać kilka adresów email do Gmaila

Na komputerze korzystam z Gmaila w postaci klienta webowego. Oznacza to, że nie mam programu do obsługi poczty email zainstalowanego na moim laptopie. Po prostu otwieram okno przeglądarki internetowej i tam otwieram Gmaila. Dzięki temu mam zawsze aktualną pocztę w chmurze.
Oto jak wygląda moja poczta.
Mój główny adres email jest oczywiści w domenie gmail.com. To głownie z tego adresu korzystam gdy rejestruję się w jakiejś nowej usłudze w Internecie lub gdy zapisuję się na czyjąś listę mailingową.
Mam jednak kilka innych adresów email w różnych domenach. Co zrobić, żeby mieć całą pocztę z kilku kont w jednym miejscu?
Wystarczy dodać te konta email do gmaila. Dzięki temu można wysyłać i odbierać emaila w gmailu, ze wszystkich swoich kont pocztowych.
Oto cały proces dodawania nowego konta pocztowego do gmaila. Pokażę go na przykładzie mojego maila [email protected]
KROK 1. Kliknij w gmailu w prawym górnym rogu w koło zębate, żeby otworzyć menu z ustawieniami.
KROK 2. Kliknij w „Ustawienia”.
KROK 3. Kliknij w „Konta i importowanie”.
KROK 4. Kliknij „Dodaj inny adres e-mail”.
KROK 5. Pojawi się nowe okienko w którym wpisz swój adres email oraz nazwę jaka ma się wyświetlać w skrzynkach odbiorczych Twoich odbiorców. Następnie kliknij „Dalej >>”
KROK 6. Podaj dane serwera SMTP, Nazwę użytkownika oraz hasło. Ja korzystam z serwera ZenBox. Dlatego moje dane dla serwera SMTP to smtp.zebox.pl. Korzystam z portu 587. Nazwa użytkownika to po prostu mój adres email. Jeśli korzystasz z innego serwera pocztowego wpisz tam swoje dane. Następnie kliknij przycisk „Dodaj konto >>”.
KROK 7. Teraz pojawi się okienko gdzie potwierdzisz, że to Ty jesteś właścicielem adresu email. Gmail wyśle maila na Twój adres z kodem weryfikacyjnym. Skopiuj go i wklej do odpowiedniego okienka i naciśnij przycisk „Sprawdź”.
GRATULUJĘ! Możesz od tej pory wysyłać maile wprost z Gmaila ze swojego nie-gmailowego adresu email 🙂
KROK 8. Teraz fajnie by było móc też odbierać pocztę bezpośrednio w Gmailu. Możesz to skonfigurować dodając odpowiedni serwer poczty przychodzącej POP3. Wystarczy, że klikniesz w link „Dodaj konto pocztowe” jak na poniższym screenie.
KROK 9. Wpisz adres email, który ma odbierać Twoją pocztę i kliknij przycisk „Dalej >>”.
KROK 10. W kolejnym kroku wybierz domyślną opcję Importuj e-maile z mojego konta (POP3) i kliknij „Dalej >>”.
KROK 11. Wpisz dane dla swojego serwera POP3. W moim przypadku są to dane ZenBox czyli pop3.zenbox.pl. Polecam zaznaczyć pozostałe opcje tak jak poniższym screenie i kliknąć „Dodaj konto”.
GRATULUJĘ! Od teraz możesz wysyłać i odbierać w Gmailu wiadomości e-mail ze swojego dowolnego adresu 🙂

2. Jak stworzyć etykiety i filtry?

Mając podpiętych kilka kont pocztowych warto stworzyć sobie odpowiednie etykiety, które będą automatycznie dodawane dla maili przychodzących na wybrany przez nas adres email.

Dla przykładu, wszystkie maile przychodzące na mój adres [email protected] zostaną przypisane do etykiety Kierunek Wolność.  Dzięki takiemu prostemu rozwiązaniu mogę w skrzynce odbiorczej ze wszystkimi maili, kliknąć na tę etykietę i zobaczyć maile związane tylko z tym adresem.

Bardzo sprawdza mi się to rozwiązanie. Wszystko działa automatycznie.

Dodatkowo oprócz etykiet można tworzyć filtry. W ramach filtra można tworzyć warunki. Na przykład jeśli chcesz, żeby maile dotyczące jednego tematu od konkretnej osoby były oznaczone zawsze jedną etykietą to możesz w prosty sposób wyklikać taki filtr.

Ja na przykład mam etykietę „WIWN”. Wszystkie maile od konkretnych osób używających maila w domenie wiwn.pl, zostaną oznaczone tę etykietą.

PRO TIP: Polecam każdej etykiecie przypisać inny kolor. Mnie jako wzrokowcowi pomaga to odróżniać maile na pierwszy rzut oka. Sprawdza się to lepiej niż system oznaczania ważnych maili w Gmailu gwiazdką.

3. Jak zrobić, żeby widzieć nieprzeczytane emaile na górze listy w Gmailu

Kiedyś robiłem tak, że przeglądałem maile, i te na które chciałem odpowiedzieć później oznaczałem jako nieprzeczytane. Potem dostawałem kolejne maile a te nieprzeczytane spadały na kolejną stronę na liście maili.

W ten sposób tworzył się mały bałagan. Na jednej długiej liście miałem maile nieprzeczytane, przeczytane, oznaczone gwiazdką ważności i wszystko inne.

W końcu znalazłem opcję w Gmailu, która pokazuje na górze listy tylko nieprzeczytane emaile. I uważam, że jest to genialna opcja. Teraz widzę w jednym miejscu wszystkie nieprzeczytane emaile i nie muszę bawić się w dodatkowe filtrowanie.

Wygląda to tak jak na poniższej liście.

Tę opcję włączysz w Ustawieniach. Przejdź do zakładki „Odebrane” a następnie wybierz „Najpierw nieprzeczytane” w opcji „Typ skrzynki odbiorczej”.

4. Jak automatycznie odpowiadać z adresu email, na który została wysłana wiadomość

Zdarzało mi się czasem, że gdy już miałem kilka adresów email dodanych w Gmailu i dostawałem na nie maile to z rozpędu odpowiadałem na nie z mojego domyślnego adresu [email protected]
Za każdym razem musiałem ręcznie w oknie z wiadomością wybrać z jakiego adresu email chcę odpowiedzieć na daną wiadomość. To taki dodatkowy krok, o którym często zapominałem. Przez to jedna rozmowa rozbijała się na dwa wątki a dodatkowo budzi to trochę zamieszania.
Na szczęście jest opcja Odpowiadaj z tego samego adresu, na który została wysłana wiadomość. Wystarczy ją włączyć w sekcji „Konta i importowanie” i po problemie. Pozwala to zaoszczędzić trochę czasu i nerwów przy odpowiadaniu na maile 🙂

5. Emaile z „+” do wszelakich subskrypcji

Może o tym nie wiesz ale w gmailu możesz dodać do swojego adresu w domenie gmail.com znak plusa „+” przed @ i wpisać po nim co chcesz. Gmail zignoruje to co jest po znaku + i dostarczy maila wysłanego na taki adres do Twojej skrzynki odbiorczej.
Dla przykładu:
  • [email protected] <- to mój główny adres email
  • mariusz.kobak+asana@gmail.com <-to mój adres email do pracy z programem Asana
  • mariusz.kobak+subskrypcja@gmail.com <-to szablon mojego maila, który używam do subskrypcji różnych newsletterów. Słowo subskrypcja zastępuję nazwą strony/bloga gdzie się rejestruję.
Do czego to się przydaje?
Mogę tworzyć teraz filtry, które będą przypisywały do takich maili odpowiednie etykiety. W ten sposób mogę pogrupować maile różnego typu.

6. Jak sprawić, żeby odbiorcy Twojego maila, którzy korzystają z Gmaila widzieli Twoje zdjęcie w nagłówku maila

Ta opcja jest super! Zastanawiam się dlaczego wszyscy jej nie stosują. Ja chętniej czytam maile od osób, które mogę zobaczyć na zdjęciu. Kontakt wydaje mi się wtedy bardziej personalny nawet jeśli jest to mail firmowy.
Dla maile w domenie gmail.com ustawia się zdjęcie bezpośrednio w ustawieniach konta gmail. Ale gdzie ustawić zdjęcie dla naszego maila w innej domenie?
Pamiętasz jeszcze Google Plus? To miał być taki Facebooka tylko, że od Google. Usługa niestety nie zdobyła popularności ale nadal jest świetnie zintegrowana z innymi produktami Google. Gmail jest jedną z nich. To właśnie w Google Plus  możesz stworzyć darmowy profil. W ramach tego profilu wgrasz swoje zdjęcie, które potem będzie się wyświetlać w Gmailu przy mailach od Ciebie. Fajne prawda? 🙂

7. Integracja z kalendarzem Google

Gmail jest domyślnie zintegrowany z kalendarzem od Google. Dla mnie jest to genialne rozwiązanie. Wszystko działa w chmurze i na każdym moim urządzeniu.
Jeśli chcę dodać nowe wydarzenie to po prostu klikam ikonkę kalendarza. Następie w tej samej zakładce w przeglądarce gdzie mam otwartego gmaila dodaję odpowiednie wydarzenie do kalendarza.

8. Integracja z Google Keep

Google Keep to aplikacja do robienia prostych notatek. Ja jej używam do dwóch celów. Po pierwsze robię w niej listę zakupów gdy jadę do supermarketu. Aplikacja działa w murze i można swoje listy współdzielić z innymi. Dlatego jeśli moja żona chce coś dodać na liście bo się jej przypomni a ja już pojechałem do sklepu to wystarczy, że doda kolejną pozycję a ja ją zobaczę.
Mój drugi sposób wykorzystania tej aplikacji to zapisywanie w niej listy interesujących książek, o których usłyszałem słuchając podcastu, czytając coś w Internecie lub rozmawiając ze znajomymi. Zapisuję wtedy taką listę w aplikacji na smartphonie i widzę ją w również w Gmailu. W ten sposób mam wszystko w jednym miejscu!

9. Integracja z listą zadań

Gmail jest domyślnie zintegrowany z Googlową listą zadań.
Można tutaj dodawać proste rzeczy do wykonania w danym dniu, żeby o nich nie zapomnieć. Gdy już je wykonuję to je skreślam z listy. Znasz to uczucie gdy masz jedno zadanie mnie? Fajnie prawda? 😉

10. Rozszerzenia do Gmaila

Gmail ma specjalne dodatki rozszerzające jego funkcjonalność. Działa to podobnie jak wtyczki w przeglądarce.
Aby dodać odpowiedni dodatek do Gmail wystarczy wejść w ustawienia i z menu „Dodatki” wybrać to co nas interesuje. To taki wewnętrzny marketplace, z  którego możemy pobrać i zainstalować w Gmailu odpowiednie rozszerzenie. Ja korzystam obecnie z trzech.
Mam integrację z aplikacją ASANA (szkoda, że nie ma Nozbe). Wykorzystuję Asanę do zarządzania moimi wewnętrznymi projektami. Na przykład takim projektem jest osiągnięcie 10 000 unikalnych użytkowników bloga miesięcznie do końca tego roku.
Asana wysyła mi emaile przypominające o zbliżających się zadaniach do wykonania. Mogę je oznaczać jako wykonane bezpośrednio w Gmailu. Mogę też dodawać nowe zadania prosto z Gmaila, na przykład przypomnienie, żeby odpowiedzieć na ważnego maila.
Na koniec warto wspomnieć o tym, że wszystkie zmiany jakie robisz w wersji webowej Gmaila, pojawią się automatycznie w Gmailu na smartphonie.
Jeśli stworzysz nowe etykiety i filtry to zobaczysz je również w aplikacji na telefonie.

Dodatki, które zainstalujesz w Gmailu pojawią się również w aplikacji na smartphonie. To wszystko tworzy jeden zgrany ekosystem, który ułatwia i przyspiesza pracę gdy już zdecydujesz się wykorzystać jego możliwości.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że ten wpis okazał się dla Ciebie przydatny. Gmail skrywa jeszcze wiele innych ciekawych funkcjonalności, których tu nie opisałem. Na przykład automatyczny słownik, który sprawdzi czy mail napisany po angielsku nie ma literówek. Często korzystam z tej funkcjonalności 😉
Jeśli również korzystasz z Gmaila i korzystasz ze sprawdzonych metod, które ułatwiają Ci pracę proszę podziel się niemi w komentarzu do tego wpisu.
Gmail tips and tricks – jak efektywnie pracować z pocztą email
5 (100%) Głosy: 5

Może Ci się również spodoba

9 komentarzy

  1. Basia napisał(a):

    Mariusz, kolejny świetny wpis. Miałam robić teraz coś innego, ale zabieram się za konfigurowanie mojego gmaila 😉 Dzięki za podzielenie się tymi trickami 🙂

    • Mariusz Kobak napisał(a):

      Hej Basia!
      bardzo się cieszę, że wskazówki okazały się dla Ciebie przydatne 😀 Mam nadzieję, że inni czytelnicy również skorzystają.
      Jeśli będziesz miała jakieś pytania to oczywiście pisz śmiało w komentarzu.

      A tak z innej beczki to zbieram pomysły na nowe wpisy. Jest coś o czym chciałabyś przeczytać na tym blogu? 🙂

  2. Basia napisał(a):

    Wszystko skonfigurowane i śmiga 🙂 A jeśli chodzi o pomysły, to powiem Ci, że Twoje artykuły są dla mnie często niespodzianką, ponieważ znajduję w nich tricki i wskazówki, o których bym nawet nie pomyślała. Ale jeśli coś mi wpadnie do głowy, to napiszę. 🙂

  3. Szymon Owedyk napisał(a):

    Na Gmailu odbieram 3 poczty z hostingu i tak ustawiłem, jak przedstawiłeś w tym artykule. Już wcześniej, więc mogę po prostu polecić. A Tobie dziękuję za ten tip: Odpowiadaj tego samego adresu, na który została wysłana wiadomość 🙂 Dzięki!

    • Mariusz Kobak napisał(a):

      Hej Szymon!
      Skoro korzystasz już od jakiegoś czasu z podobnych ustawień to może jesteś w stanie podzielić się jakimś swoim trickiem, którego nie wymieniłem w artykule? Mógłby się przydać innym czytelnikom bloga 🙂

      p.s.
      Dzięki Twojemu komentarzowi poprawiłem jedną literówkę w tekście (Odpowiadaj „z” …) 😉

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *