Zaczynasz zarabiać w internecie? Zobacz gdzie prowadzić księgowość internetową

Zastanawiałeś się czy osiągając regularne dochody pasywne musisz założyć działalność gospodarczą? Jest coś takiego jak ustawa o działalności gospodarczej, która precyzuje, że działalność gospodarcza to: „zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły”. Zatem jeśli przez dłuższy czas, regularnie sprzedajesz swoje usługi, w sposób profesjonalny i zorganizowany, musisz założyć działalność gospodarczą. Zanim zdecydujesz się na ten krok będziesz musiał zastanowić się gdzie otworzyć konto firmowe oraz czy korzystać z usług księgowych. Możesz oczywiście samodzielnie prowadzić swoją księgowość, jeśli się na tym znasz. Jeśli tak jak ja nie masz o tym większego pojęcia polecam skorzystanie z usług profesjonalistów. W moim przypadku zakładając działalność gospodarczą kilka lat temu nie zdecydowałem się na usługi tradycyjnej księgowej. Zamiast tego znalazłem w Internecie serwis iFirma.pl, który do dziś traktuję jak moją wirtualną księgową, która w prosty i przystępny sposób prowadzi moje rozliczenia finansowe.

Dziś dzięki uprzejmości Patrycji Kurzawy i Katarzyny Kowalskiej z serwisu iFirma.pl, które odpowiedziały na moje pytania, mogę się podzielić z Wami poniższym wywiadem na temat księgowości internetowej.

 Z usług księgowych iFirma.pl korzystam od momentu, kiedy założyłem działalność gospodarczą, czyli od 2009 roku. Szukałem wtedy prostych usług księgowych działających przez Internet. Trafiłem na iFirma.pl i postanowiłem skorzystać w Waszych usług. Skorzystałem wtedy z promocji dla osób, które miały konto firmowe w mBanku. Dostałem z tego tytułu w prezencie pół roku korzystania z iFirma.pl za darmo. Miałem dużo czasu, żeby sprawdzić jak działa elektroniczna Księga Przychodów i Rozchodów, jak się księguje faktury, generuje deklaracje VAT i PIT. Po tym czasie zupełnie przekonałem się do Waszej usługi i korzystam z niej do dziś jako zadowolony klient. Mnie przekonaliście już dawno do swoich produktów, ale jak byście przekonali osoby zastanawiające się nad otwarciem działalności gospodarczej, żeby to właśnie u Was prowadzili księgowość?

Prowadzenie księgowości w ifirma.pl jest bardzo wygodne. Całą firmę masz w smartfonie lub w laptopie, gdziekolwiek jesteś – nie musisz więc mieć przy sobie stosu dokumentów i nie jesteś przywiązany do biurka.  Bez względu na to, czy rozliczasz się w formie ryczałtu czy prowadzisz KPiR, w ifirmie znajdziesz narzędzia, które pozwolą ci szybko wystawić faktury, wprowadzić koszty, obliczyć wydatek, zarejestrować się do MOSS czy wygenerować deklarację do urzędu skarbowego. W razie wątpliwości system poprowadzi cię krok po kroku – zawsze możesz też liczyć na bezpłatną pomoc naszych księgowych.

Jeśli jesteś programistą, to rozliczymy cię z Google Play i App Store. Jeśli prowadzisz sklep internetowy, to nasz program jest gotowy do pracy z najpopularniejszymi platformami e-commerce, w tym z Allegro. Mamy też darmowy magazyn i CRM.

Prowadzenie księgowości w ifirma.pl jest bardzo bezpieczne. Transmisja danych między serwerem ifirma.pl a komputerami klientów jest tak samo zabezpieczona, jak w banku, gdy korzysta się z konta internetowego.

Ile kosztuje Wasza usługa oraz jakie zniżki/rabaty proponujecie?

Księgowość internetowa w ifirma.pl kosztuje 45 zł netto miesięcznie. W przypadku płatności 6-miesięcznej cena abonamentu jest niższa i wynosi 37, 5 zł netto za miesiąc.

Pierwsze 3 miesiące korzystania z ifirma.pl są bezpłatne, mamy też rabaty dla osób, którzy zapraszają innych do korzystania z naszej księgowości.

Do tej pory korzystam z podstawowej wersji Księgowości Internetowej. Czasami zastanawiam się nad wypróbowaniem Waszego Biura Rachunkowego, ale nie wiem czy rzeczywiście potrzebuję takiej usługi. Dlaczego według Was warto z niej skorzystać?

Biuro rachunkowe to dobre rozwiązanie, jeśli nie ma się czasu ani ochoty na samodzielne prowadzenie księgowości. Decydując się na biuro rachunkowe właściwie jedynym co trzeba zrobić, to wysyłać nam co miesiąc dokumenty – resztą zajmują się nasi księgowi.

Biuro rachunkowe to też przede wszystkim pewność i spokój. Mamy licencję na prowadzenie działalności księgowej oraz ubezpieczenie OC i w razie potrzeby reprezentujemy swoich klientów przez ZUSem i urzędem skarbowym.

Oprócz Księgowości Internetowej generuję dzięki serwisowi pitroczny.pl moją coroczną deklarację podatkową do Urzędu Skarbowego. Musze przyznać, że dzięki automatycznemu importowaniu danych z iFirma.pl jest to bardzo proste i wygodne rozwiązanie. Jakie usługi w przyszłości planujecie zintegrować z iFirma.pl oraz z jakich już teraz serwisów można korzystać w połączeniu z Księgowością Internetową?

Aktualnie chcemy się skupić przede wszystkim nad rozwijaniem usług, które już mamy, czyli nad CRMem i magazynem. Może pokusimy się na integrację magazynu z Allegro.

Czasami mam pytania natury księgowej. Piszę wtedy maila na [email protected] i dostaję odpowiedź. Czy możecie doradzić mi i czytelnikom bloga jak rozliczyć zakup usług lub produktów od zagranicznych dostawców? Na przykład kupuję usługę hostingową od firmy w USA i płacę za nią kartą kredytową w złotówkach, które mój bank przelicza na dolary. Jak zaksięgować w iFirma taki koszt?

Zakup usługi od firmy zagranicznej jest uznawany jako “import usług”, dlatego przed nabyciem usługi zagranicznej związanej z hostingiem polski przedsiębiorca musi zarejestrować się do VATu unijnego – trzeba złożyć deklarację VAT R. Jeśli jest już VATowcem w Polsce, to składa deklarację jako aktualizację.

W serwisie ifirma.pl fakturę należy wprowadzić przez zakładkę “wydatki” > “dodaj wydatek” > “import usług”. W związku z tym, że sprzedawcą nie jest kontrahent unijny, należy odznaczyć opcję “Faktura wystawiona w trybie art. 28b ustawy o VAT”.

Faktura wystawiona w USD zostanie przez serwis automatycznie przeliczona na PLN zgodnie z średnim kursem NBP z dnia poprzedzającego dzień faktury. Kurs rzeczywistej zapłaty może być inny, dlatego po zaksięgowaniu wydatku należy wprowadzić różnice kursowe czyli wskazać datę zapłaty, kwotę oraz kurs przewalutowania. Różnice zaksięgowane zostaną automatycznie.

Chcę kupić smartphone na stronie producenta z Chin. Jakich dokumentów potrzebuję, żeby zaksięgować taki wydatek?

Aby wykazać koszt, należy posiadać dokument, który będzie zawierał dane określone w rozporządzeniu w sprawie prowadzenia księgi przychodów i rozchodów, czyli:

– wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy),

– datę wystawienia dokumentu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dotyczy (z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawieni, wystarcza podanie jednej daty),

– przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych.

Kosztem będą również poniesione opłaty celne, na podstawie dokumentów z urzędu celnego.

Na mojej stronie internetowej publikuję reklamy AdSense firmy Google. Gdy na moim koncie uzbiera się $100 dokonuję wypłaty przelewem na moje konto. Jak zaksięgować taki przychód od firmy zarejestrowanej w Irlandii?

Świadcząc usługę reklamową na rzecz kontrahenta z Unii Europejskiej zarejestrowanego do podatku VAT-UE należy zacząć od rejestracji do transakcji unijnych. Takie świadczenie jest wykazywane na deklaracjach unijnych składanych przez obie strony transakcji. Usługi na rzecz kontrahenta z Irlandii są usługami świadczonymi w trybie art. 28b ustawy o VAT. Artykuł 28b ustawy o VAT przerzuca opodatkowanie na nabywcę, sprzedawca nie nalicza VAT i na fakturze zawiera sformułowanie „odwrotne obciążenie”.

Świadcząc usługę na rzecz firmy, przede wszystkim należy wystawić do 15 dnia miesiąca po dacie dostawy – świadczenia usługi  – fakturę. Mimo wydłużonego czasu na wystawienie faktury obowiązek podatkowy powstaje w dacie dostawy i w tej dacie faktura będzie wykazana w ewidencjach jak i deklaracjach.

O powstaniu obowiązku podatkowego w transakcjach ciągłych rozliczanych w określonych cyklach rozliczeniowych mówi art. 19 a ust. 3 ustawy o VAT.  „Usługę, dla której w związku z jej świadczeniem ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń, uznaje się za wykonaną z upływem każdego okresu, do którego odnoszą się te płatności lub rozliczenia, do momentu zakończenia świadczenia tej usługi. (…)”. Dalej cytowany artykuł mówi o tym, że brak upływu terminu płatności czy rozliczenia w trakcie roku powoduje obowiązek wystawienia faktury przynajmniej z upływem roku kalendarzowego.

Odnosząc się wprost do pytania, jak zaksięgować przychód w wysokości 100$: w danym przypadku należy wystawić fakturę na rzecz firmy z Irlandii, gdzie datą dostawy będzie ostatni dzień cyklu rozliczeniowego, którego wypłata dotyczyła. Jeżeli przykładowo 100$ to była suma uzbierana za okres styczeń-kwiecień 2017, to datą dostawy na fakturze będzie 30-04-2017, zaś sama faktura powinna być najpóźniej wystawiona 15 maja 2017 r.

Planuję kupić osobowy samochód firmowy w leasingu. Czy możecie doradzić mi jak najkorzystniej rozliczyć taki wydatek? Co mogę wliczyć w koszty? Raty leasingu, ubezpieczenie auta, paliwo, przeglądy i naprawy?

Generalnie możemy mieć do czynienia z dwoma rodzajami leasingu – operacyjnym lub finansowym, które różnią się między sobą momentem przeniesienia praw własności. To natomiast będzie miało znaczenie dla firmowych kosztów.

Najbardziej popularny leasing operacyjny zakłada, że samochód osobowy przez czas trwania umowy leasingowej pozostaje własnością leasingodawcy. Leasingobiorca opłaca raty leasingowe, które stanowią dla niego koszt uzyskania przychodów, a po zakończeniu leasingu ma prawo do nabycia samochodu za niewielką kwotę. Po wykupieniu samochód można wprowadzić do ewidencji środków trwałych firmy – w zależności od wartości wykupu będzie to koszt jednorazowy albo rozliczany w czasie w postaci odpisów amortyzacyjnych.

Alternatywnym rozwiązaniem jest leasing finansowy samochodu firmowego, przy którym przeniesienie praw własności na leasingobiorcę następuje od razu. Przedsiębiorca jako właściciel ma wtedy prawo do zaliczenia samochodu do środków trwałych firmy od początku umowy. Wartość początkowa pojazdu będzie podlegała amortyzacji, zatem koszt stanowić będą odpisy amortyzacyjne. Dodatkowo do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest zaliczenie raty odsetkowej (ale nie raty leasingowej).

Przyjmując samochód osobowy do firmy przedsiębiorca może uznać za koszt uzyskania przychodów związane z nim wydatki takie jak zakup paliwa, ubezpieczenie, naprawy, części, płyny eksploatacyjne itd. Do kosztów może wpisać również nieodliczony od samochodowych wydatków podatek VAT (którego odliczenie w przypadku samochodów osobowych podlega kilku ograniczeniom).

Korzystam również z aplikacji na smartphonie “Księgowość internetowa ifirma”. Przyznam szczerze, że używam jej jedynie do podglądu danych. Aplikacja ma mniej funkcjonalności w stosunku do webowej wersji iFirma.pl. Czy planujecie rozwijanie aplikacji mobilnej, żeby była tak użyteczna jak jej webowy odpowiednik?

Aplikacje mobilne rozwijamy na bieżąco – w ubiegłym roku niemal co miesiąc wprowadzaliśmy jakieś ulepszenia, od możliwości wygodnej wysyłki kosztów w formie zdjęć po integrację z iCloud. Jednak aplikacje na smartphony mają przede wszystkim jedno proste zadanie, którym jest umożliwienie użytkownikowi wystawienia faktury w terenie u klienta, i to na tym się skupiamy. Osoby, które używają ich w tym celu, są zadowolone.

Dziękuję bardzo za rozmowę. Sam skorzystam z powyższych odpowiedzi na moje pytania. Mam nadzieję, że czytelnicy bloga również. Wszystkim zainteresowanym polecam kliknąć w ten link, żeby samodzielnie wypróbować serwisu iFirma.pl (przez 3 miesiące za darmo).